O que é exigido a um software certificado
Na emissão de documentos de venda (Facturas, Vendas a Dinheiro, Talões, Notas de Crédito, Guias de Remessa, Guias de Transporte ou documentos equivalentes) deve ser gerada uma assinatura.
Outros tipos de documentos, como consulta de mesa (modulo restauração), notas de reparação (módulo de assistência técnica e reparações auto), entradas de material em obra (módulos de obras) também têm que ter assinatura pois são documentos que se referem a uma transacção de bens e/ou serviços realizada.
Documentos que sejam assinados não podem ser eliminados depois de gravados, só podendo ser anulados. Estes documentos também não podem ser alterados depois de gravados.
Os documentos anulados são também enviados para o saft.
Na impressão de documentos de venda (Facturas, Talões, Vendas a Dinheiro, Notas de Crédito) tem que constar a expressão X-Processado por programa certificado nºy/DBGCI em que X-são quatro caracteres da assinatura gerada e Y o nrº de certificação atribuído pela DGCI á Gestão Comercial Golfinho. Esta expressão vem substituir a Processado por computador
Os documentos que não sendo documentos de facturação mas que se referem a uma transacção (Guias de remessa, Consulta de conta, notas de reparação, etc) para alem de terem que ter a expressão em cima referida têm também que conter a expressão Este documento não serve de factura.
O acesso ao programa só poder ser feito pelo utilizador apôs a introdução de password.
O que é a assinatura
O programa tem que gerar uma assinatura com base na data do documento, data/hora da gravação do documento, tipo e numero de documento, valor total do documento mais a chave do documento anterior e gravar esta nova chave associada ao documento.
A assinatura é gerada por um algoritmo baseado em duas chaves. A chave privada que é do conhecimento exclusivo da empresa produtora do software e de uma chave pública que pode ser do conhecimento geral.
É com base no conhecimento da chave pública que a DGCI valida o ficheiro saft e verifica se as chaves geradas estão consistentes com os dados que estiveram na base da sua construção (data, data/hora, tipo e numero documento, valor documento e chave gerada no documento anterior).
Não é possível gerar nova assinatura com base na chave pública.
Quem têm que utilizar software certificado
Todas os sujeitos passivos de IRC e IRS que utilizem programas informáticos para facturar.
Destes estão excluídos os que:
– Tenham tido no ano anterior um volume de negócios inferior a 250 mil euros. Em 2012 este limite é de 150 mil euros)
– Tenham emitido no ano anterior menos de 1000 documentos de venda (Facturas, Vendas a Dinheiro, Talões, etc)
– Empresas que tenham operações apenas com clientes de produção, comércio ou serviços. Isto é, que não facturem a cliente final.
– Empresas que tenham software próprio, desenvolvido por elas ou por empresa do grupo a que pertençam.
Quando entra em vigor
No dia 01/01/2011 todas as empresas obrigadas a utilizar software certificado não podem emitir documentos sem a assinatura.
Notas finais
O exposto em cima é um resumo de todo o processo de certificação. Para informação mais completa, consultar :
Lista de programas certificados
A lista de software certificado foi recolhida da documentação oficial no site da DGCI em Dezembro de 2014.